Hyviä vinkkejä etätyöhön

21 toukokuu, 2020
Etätyöt tulevat epäilemättä olemaan yhä tavallisempi tapa tehdä töitä tulevaisuudessa. Työskentely kotoa käsin vaatii meiltä kuitenkin sopeutumista ja uusia strategioita, joita noudattamalla voimme työskennellä tehokkaammin ja tuntea tyydytystä hyvin tehdystä työstä.
 

Etätyöskentelystä on tullut aina vain suositumpi työskentelytapa. Sen lisäksi, että sillä saadaan joustavuutta sekä työ- että perhe-elämään, se on nykyään tärkeä väline kaupankäynnissä ja työntekijöiden ammattitaidon maksimaalisessa hyödyntämisessä. Etätyöt eivät kuitenkaan aina suju helposti, joten joitakin strategioita on otettava käyttöön. Tässä artikkelissa haluammekin antaa tehokkaita vinkkejä etätyöhön.

Nykyajan yhteiskunnassamme on paljon ihmisiä, jotka mielellään suorittaisivat päivittäisen ansiotyönsä kotoa käsin tietokoneen edessä. Tämä työskentelytapa houkuttelee muun muassa siksi, että se on joustava, työmatkakustannukset nollautuvat ja aikaakin säästyy. Yrityksillekin se voi kuulostaa hyvältä vaihtoehdolta, sillä niidenkin kustannukset laskevat ja toisaalta tuottavuus voi jopa lisääntyä.

Tämän hetken koronaviruspandemian jyllätessä etätyöskentely ei olekaan enää vain yksi mahdollinen vaihtoehto, vaan monien kohdalla se on velvollisuus.

Koska tämä muutos tapahtui yhtäkkiä ja odottamatta, monet työntekijät ja työnantajat eivät ole olleet siihen kunnolla valmistautuneita. Useimmilla yrityksillä ei ollut valmista suunnitelmaa, selkeitä ohjeita saatikka riittäviä teknisiä valmiuksia siirtää työntekijöitään etätöihin.

Mikä monia nyt mietityttää on se, miten tulemme suoriutumaan päivittäisistä työtehtävistämme yhtä tehokkaasti ja samalla ammattitaidolla kuin toimistolla normaalisti työskennellessämme. Työnantajalla on tietenkin suuri vastuu, sillä yrityksen on annettava työntekijöilleen tarvittavat ohjenuorat, koordinoitava kokoukset ja lähetettävä näille tarvittavat materiaalit.

 

Työnantajan vastuun lisäksi työntekijän on asettava itselleen säännöt, aikataulut ja tavoitteet. Ja mikä tärkeintä, työntekijän tulisi voida tuntea olonsa mukavaksi näissä uusissa työolosuhteissa.

Katsotaanpa, mitä suuntaviivoja meidän on hyvä pitää mielessä.

Muutamia vinkkejä etätyöhön: pukeudu asiallisesti.

Hyviä vinkkejä etätyöhön

Ensinnäkin on tärkeä muistaa, että etätyö ei sovi kaikille. Lisäksi, hekin joille etätyö sopii, tulevat kohtaamaan erilaisia haasteita ja ongelmia siirtyessään tekemään töitä kotoa käsin.

Useat tutkimukset, kuten Kalifornian yliopiston tohtorin Ralph Gajendranin tekemä tutkimus osoittavat, että työntekijöiden välille sekä työntekijän ja työnantajan välille syntyy usein konflikteja.

Ihanteellisin toimintatapa olisi yhdistää etätyöt fyysisesti työpaikalla tehtävien töiden kanssa. Silloin pääsemme nauttimaan kummastakin työntekotavasta, jolloin tylsistymistä ei tapahdu niin helposti. Nyt koronaviruspandemian aikana tämä ei kuitenkaan ole kaikkien kohdalla mahdollista.

Seuraavaksi annamme tehokkaita, konkreettisia vinkkejä etätyöhön. Pidä nämä mielessä:

1. Tila, joka on pyhitetty vain työntekoon

Ensimmäinen sääntö, joka auttaa meitä olemaan tehokkaampia ja keskittymään täysin työhömme, on työtila. Töitä ei tehdä sängyssä tai sohvalla, ei perheen hyöriessä ympärillä, televisiota sivusilmällä katsellen tai uutisia kuunnellen. Läppäriä ei siirrellä sinne sun tänne ympäri kotia, samalla keskittyen työn ulkopuolisiin asioihin.

 

Etätyö merkitsee kurinalaisuutta ja keskittymistä itse työhön. Tarvitsemme rauhallisen tilan, joka on mielellään erossa perheen yhteisistä tiloista, ainakin työnteon aikana.

Hyvin valaistu huone, pöytä, ergonominen tuoli, hiljainen tila joka edistää keskittymistä… Kaikki tämä auttaa meitä olemaan tehokkaampia.

2. Älä tee töitä pyjamassa

Olemme kotona, se on ihan totta. Haluamme tuntea olomme mukavaksi kotona, sekin on totta. Mutta yksi etätyötä ja työhön keskittymistä koskevista suosituksista on pyrkiä siihen, että tunnemme todellakin ”olevamme töissä”.

Siksi pukeutuminen pyjamaan tai kylpytakkiin ei kannata. Ainakin jokseenkin muodollisempi pukeutuminen auttaa meitä keskittymään työhömme.

Nainen tekee töitä läppärillään.

3. Noudata tiettyä aikataulua

On hyvin mahdollista, että työnantaja asettaa etätyöntekijöilleen kiinteän aikataulun, jota kaikkien tulee noudattaa. Tällöin on tietenkin ehdottoman tärkeää pitää siitä kiinni ja erotella selvästi työ- ja perhe-aika. Jos työnantaja ei aseta aikataulua, työntekijän on itse määriteltävä se itselleen. Perheen tulee myös olla tietoinen tästä aikataulusta ja kunnioittaa sitä.

 

Kiinteät rutiinit sekä päivittäisten tavoitteiden asettaminen ja niiden saavuttaminen auttavat meitä ajanhallinnassa. Oman mielenterveytemme ja perhe-elämämme kannalta on tärkeää, että emme ripottele työntekoa koko vuorokauden ajalle, ettemme tee töitä keskellä yötä ja että pidämme ainakin yhden lepopäivän viikossa.

4. Aseta itsellesi lepo- ja ruokatauot

Sinä voit, ja sinun pitääkin määritellä itsellesi taukoja. Aseta lounastauko ja kahvitauko. Ehkä tarvitset pidemmän tauon puolilta päivin ja käyt kävelyllä tai juoksulenkillä. Tauot täytyy viettää poissa tietokoneen äärestä, eikä välipalaa tai lounasta syödä töitä tehdessä. Älä jää tauon ajaksi edes työpisteellesi, vaan siirry johonkin muuhun huoneeseen.

5. Määrittele viestintäväylät

Yksi vinkki etätöihin on määritellä kommunikaatiomuodot kollegoiden ja esimiesten kanssa. Hyviä viestintätapoja ovat esimerkiksi sähköposti ja videopuhelut. WhatsApp -sovellusta ja muita tekstiviestisovelluksia kannattaa sen sijaan välttää, jotta henkilökohtaiset viestit ja työhön liittyvät viestit kulkisivat eri kanavissa ja pysyisivät erillään. Viestintämuodot tulee määritellä yhdessä työnantajan kanssa, jotta ne ovat kaikille selvät.

6. Määritä ajat, jolloin olet elektroniikan ulottumattomissa

Kun olet päättänyt etätyöpäiväsi, laita puhelimesi äänettömälle. Älä tarkista jatkuvasti sähköpostiasi, työpaikan ilmoituksia, viestejä, sosiaalista mediaa ja niin edelleen.

Elektroniset laitteet kuormittavat meitä psyykkisesti, ja ne voivat aiheuttaa meille stressiä jos emme ota niistä taukoa. Opettele jättämään ne sivuun joka päivä ainakin hetkeksi.

 
Mies räplää matkapuhelinta.

7. Pidä yllä sosiaalista kanssakäymistä mahdollisuuksien mukaan

Kun haluamme antaa vinkkejä etätyöhön, emme voi unohtaa sosiaalisen kanssakäymisen merkitystä. Normaalisti se on tietenkin helppo tehtävä, mutta kotikaranteenissa koronaviruspandemian aikana se on haasteellisempaa.

Älä siis eristäydy kotiisi pitkällä aikavälillä, äläkä edes rajoita kommunikointia työtovereihin ja perheeseen, vaan ylläpidä sosiaalista kanssakäymistä muidenkin kanssa – tietenkin mahdollisuuksien mukaan. Käy kävelyllä ja tervehdi naapureita, ulkoiluta koiraasi ja jää hetkeksi juttelemaan muiden koiranulkoiluttajien kanssa.

Pidä yhteyttä myös ystäviisi! Normaaleina aikoina voit käydä heidän kanssaan ulkona syömässä, kahvilla tai harrastuksissa, ja jos olet kotikaranteenissa, voit pitää heihin yhteyttä esimerkiksi videopuheluiden välityksellä.

Etätyö on kasvava trendi. Jos sinäkin teet töitä kotoa käsin, ota huomioon nämä vinkit niin voit olla tehokkaampi ja voit nauttia paremmin tästä työnteon mallista. Älä kuitenkaan eristäydy kotiisi, vaan muista pitää yllä sosiaalista elämää!

 
  • Gajendran, R. S., & Harrison, D. A. (2007). The Good, the Bad, and the Unknown About Telecommuting: Meta-Analysis of Psychological Mediators and Individual Consequences. Journal of Applied Psychology92(6), 1524–1541. https://doi.org/10.1037/0021-9010.92.6.1524