5 vinkkiä tehokkaaseen ajanhallintaan

· 3.5.2016

Päivän aikana ehdimme suorittaa monia eri tehtäviä ja joskus tuntuu siltä, että vaikka saisimme kaiken tehdyksi, emme ole olleet tehokkaita. Joskus tuntuu siltä, ettet ole saanut mitään aikaiseksi – tämä johtaa turhautuneeseen oloon.

Mistä tällainen olo johtuu? Yleensä kyseessä on ajankäyttöön ja ajanhallintaan liittyvä ongelma.

Tässä artikkelissa olemme listanneet viisi helppoa keinoa parempaan ajanhallintaan ja siihen, miten voit hyödyntää käytettävissä olevan ajan paremmin päivän aikana.

“Aika ei ole kultaa, aika on elämää.”
-José Luis Sampedro-

1. Aseta tavoitteita

Kirjailija Stephen Covey kertoo teoksessaan 7 Habits of Highly Effective People (suomeksi ”Tie menestykseen – 7 toimintatapaa henkilökohtaiseen kasvuun ja muutokseen”), että meidän tulisi aloittaa kaikki projektit tietäen, miltä sen lopputulos näyttää.

Tällä tavoitteella tulisi olla tiettyjä ominaisuuksia:

  • Yksityiskohdat. Tavoitteen tulee olla mahdollisimman yksityiskohtainen.
  • Mitattavuus. On tärkeää, että pystyt näkemään, oletko saavuttanut tavoitteen vai et. 
  • Realistisuus. Saatamme joskus asettaa itsellemme epärealistisia tavoitteita, joten muista aina mukauttaa tavoitteet omiin kykyihisi ja ominaisuuksiisi sopiviksi. Aseta sellaisia tavoitteita, jotka tiedät voivasi saavuttaa.
  • Aikaraja. Jokaisella tavoitteella tulisi olla tietty aikaraja, johon mennessä se tulee suorittaa. Näin voit helposti mitata, oletko saavuttanut tavoitteesi vai et.

2. Määritä tärkeysjärjestys

Coveyn mukaan on tärkeä aloittaa määrittelemällä se, mikä on kaikista tärkeintä ja mikä vaatii eniten huomiota, ja siirtyä sitten vähemmän tärkeiden asioiden hoitamiseen,

Seuraavien sektorien mukaan voit määritellä jokaisen aktiviteetin tärkeysjärjestykseen:

  • Kiireellinen ja tärkeä.
  • Ei kiireellinen, mutta tärkeä.
  • Kiireellinen, mutta ei tärkeä.
  • Ei kiireellinen eikä tärkeä.
Ajanhallinta ja post it -laput

Kiireelliset tehtävät ovat niitä, jotka vaativat välitöntä huomiota.

Tärkeät tehtävät ovat niitä, jotka auttavat sinua saavuttamaan pitkäaikaisia tavoitteita.

“Aika on ihmisen luoma käsite. Kun sanot ’minulla ei ole aikaa,’ on kuin sanoisit ’en halua tehdä tätä.'”
-Lao Tzu-

3. Suunnittele tehtäväsi

Voit määritellä tehtävien tärkeyttä myös siltä kantilta, että katsot kuinka paljon hyötyä niiden saavuttamisesta on sinulle. Jotkin tehtävät tuovat sinulle enemmän hyötyjä kuin toiset.

Jokainen tehtävä tulisi hoitaa oikeana viikonpäivänä tai oikeaan aikaan päivästä, jotta sen suorittaminen olisi tehokasta ja hyödyllistä. On hyvä pitää mielessä, että tehtävä itsessään ei välttämättä vaadi kovinkaan paljon aikaa, mutta kaikki siihen liittyvät muut tehtävät, kuten matkustus, puheluiden soittaminen jne. vievät oman aikansa.

Kun olet suunnitellut tehtäväsi ja tavoitteesi, omista pieni hetki sille, että otat huomioon mahdolliset odottamattomat tilanteet, joita voi syntyä tehtävän suorittamisen aikana. Näin olet valmistautunut siihen, että jokin menee pieleen tai tehtävän suorittaminen kestää kauemmin kuin arvioit.

“Älä aloita päivää, viikkoa tai kuukautta ilman että suunnittelet sitä.”
-Jim Rohn-

4. Varaa aikaa

Jokainen minuutti, jonka omistamme tietylle tehtävälle, etenkin jos se on paljon hyötyä tuova tehtävä, tulisi suojata niin, että mikään ei keskeytä sinua.

On yleistä, että tehtävien suorittaminen keskeytyy puheluilla, sähköposteilla jne, mutta meidän tulisi keskittyä omistamaan aikaa pelkästään tietylle tehtävälle ja minimoida keskeytykset.

Tim Ferriss kuvailee keskeytyksiä kirjassaan The 4-Hour Work Week (suomeksi ”4 tunnin työviikko”) sellaisiksi asioiksi, jotka estävät meitä suorittamasta tiettyä tehtävää. Ferriss erittelee keskeytykset kolmeen eri luokkaan:

  • Keskeytykset, jotka vievät aikaa. Nämä keskeytykset on helppo sivuuttaa, eikä niistä aiheudu välttämättä ollenkaan seurauksia.
  • Keskeytykset, jotka vaativat aikaa. Nämä ovat itseään toistavia, samanlaisia tehtäviä, jotka keskeyttävät kaikkein tärkeimpiä tehtäviä.
  • Keskeytykset, jotka aiheutuvat siitä, ettet tiedä miten jakaa tehtäviä muille. Nämä keskeytykset ilmenevät, kun muut ihmiset kaipaavat huomiotamme ja apuamme helppojen tehtävien suorittamiseen.

Jotta voisit varata aikaa omille tehtävillesi, on tärkeää oppia sanomaan ”ei” kaikelle sellaiselle, joka ei liity omaan projektiisi tai ei auta sinua millään tavalla.

Voit sanoa ”ei juuri nyt” ja jättää tehtävän suoritettavaksi myöhemmässä vaiheessa.

Ne aktiviteetit, joita suoritamme töissä ja kotona, tulee joskus suorittaa yksin ja joskus niiden suorittaminen kaipaa suuremman ryhmän ponnisteluja. Siksi onkin tärkeää oppia delegoimaan tehtäviä muille ja pyytää apua kun sitä tarvitsee.

Ajanhallinta ihmiset sikin sokin

5. Muista mitata tulokset

Kun olet asettanut tavoitteesi ja saavuttanut sen voitokkaasti, sinun tulisi määritellä, saavutitko tavoitteen menestyksekkäästi siinä aikarajassa, jonka itsellesi asetit.

Jos et ole saavuttanut sitä tulosta, jonka halusit, voit arvioida oliko tavoitteesi realistinen vai ei, ja tehdä sen mukaisia muutoksia.

Ajankäytön hallitseminen on askel kohti tehokkaampaa työelämää ja kotielämää. Kun tiedät, mitä sinun kuuluu tehdä, milloin ja miten, saavutat pienet ja suuret tavoitteet helpommin. Sama pätee unelmien saavuttamisen kohdalla.

“Ihmiset pitävät minua ajanhallinnan taiturina. Näen itseni pikemminkin prioriteettien hallitsemisen asiantuntijana, asioiden arvottamisen asiantuntijana. Tiedän, että ajan omistaminen tietyille asioille tuo minulle haluamiani tuloksia tulevaisuuteni kannalta.”
-Timothy Ferriss-