Kuinka pysyt raiteilla töissä

Monet ihmiset työskentelevät niin huimaa vauhtia, että heistä tuntuu, ettei heillä ole aikaa suorittaa kaikkia velvoitteitaan. Kiire saada projektit tai vaiheet päätökseen muuttuu paineeksi ja väsymykseksi. Kun näin tapahtuu, saatat eksyä tieltäsi. Unohdat, kenelle sinun piti kirjoittaa, mikä tehtävä sinun oli tarkoitus priorisoida ja jopa mihin sopimukseen pääsit aiemmin päivällä.

Kun puhumme työn ohjaamisesta, tarkoitamme orientaatiota ja hierarkiaa aina lisääntyvien toimintojen suhteen. Jos molemmat näkökohdat ovat hallinnassa, olet tehokkaampi. Toisin sanoen teet asiat paremmin, lyhyemmässä ajassa.

Jotkut tottumukset auttavat pitämään sinut raiteilla töissä. Ne perustuvat terveeseen järkeen, mutta ne jätetään usein huomiotta. Ne kannattaa pitää mielessä ja ottaa käyttöön. Jos teet niin, huomaat todella eron. Tässä on kolme näistä tärkeimmistä tottumuksista tai tavoista:

“Hyvää jousiampujaa ei tunneta nuolistaan, vaan tavoitteestaan.”

– Thomas Fuller-

1. Arvioi tuottavuuttasi

Yksi tapa, joka auttaa sinua pysymään raiteilla töissä, on suorittaa viikoittainen itsearviointi toiminnoistasi. Sen pitäisi sisältää sen, mitä olet tehnyt ja mitä et ole tehnyt, sekä sen, kuinka paljon olet edistynyt tietyissä tehtävissä.

Tärkeintä on kuitenkin toinen osa: laadullinen itsearviointi. Tässä tapauksessa et mittaa edistymistäsi sinänsä, vaan mietit tapaa, jolla suoritit työsi. Tässä on joitain keskeisiä kysymyksiä, joita voit kysyä itseltäsi:

• Hukkaanko minä aikaa? Jos kyllä, niin mihin?
• Oliko häiriötekijöitä? Jos oli, niin miksi?
• Mikä esti minua etenemästä tässä tehtävässä?
• Mitä tehtäviä en priorisoinut tarpeeksi?
• Olenko tyytyväinen suoritukseeni? Miksi?
• Mitä voisin parantaa välittömästi? Miten?

2. Arvioi johdonmukaisuuttasi päivittäin

Prioriteettien asettaminen on taito, joka voi auttaa sinua pysymään raiteilla töissä. Jotkut toiminnot ovat välttämättömiä ja sinun on tunnistettava ne. Itse asiassa sinun pitäisi kirjoittaa ne ylös paperille ja pitää ne käsillä.

Kun olet tehnyt tämän, kysy itseltäsi joka päivä, kuinka olet edistynyt tärkeimpien tehtävien suorittamisessa. Vastauksesi on todella arvokas osoitus siitä, oletko oikealla tiellä vai et. Sen avulla voit tehdä tarvittavia muutoksia ja muuttaa suunnitelmia tai tunnistaa muita prioriteetteja, joita et ollut harkinnut aiemmin.

Tässä vaiheessa sinun on oltava selvä käsitteen “prioriteetti” suhteen. Kuten usein sanotaan, se mikä on kiireellistä, ei aina ole tärkeää. Jos olet esimerkiksi kirjanpitäjä, ensisijaisena tavoitteenasi on tehdä tarkat ja oikea-aikaiset tiedot, etkä toimittaa raporttia kuun lopussa. Jos saavutat prioriteetin, kaikesta muusta tulee sen vaikutus. Kaikenlaisessa työssä on olennaisia näkökohtia ja muita, jotka ovat peräisin niistä.

3. Hätätilanteissa pysähdy ja ajattele

Kiireelliset tilanteet tai hätätilanteet ovat väistämättömiä. Ne myös myötävaikuttavat siihen, että siirryt pois raiteiltasi. Niihin liittyy painetta ja stressiä, joiden takia on äärimmäisen helppoa menettää perspektiivi. Niillä on myös tapana kumota kaikki aiemmin laatimasi suunnitelmat ja uhata luoda kaaosta työtilanteeseesi.

Suositeltavinta hätätilanteessa on pysähtyä muutamaksi minuutiksi ja miettiä. Ensinnäkin sinun tulee määrittää, onko kyseessä todella kiireellinen tilanne vai pikemminkin “väärä” hätätilanne. Esimerkiksi kollegasi on ehkä pyytänyt sinulta jotain tietoa tai sinua tekemään jotain “kiireellistä”, mutta hänen käsityksensä ei ole oikea. Siksi ensimmäinen kysymyksesi pitäisi olla, voiko se odottaa?

Jos huomaat, että “kiireellisen” lykkääminen ei aiheuta kielteisiä seurauksia, sinun tulee ottaa se vääränä hälytyksenä. Tässä tapauksessa voit odottaa, eikä sinun tarvitse menettää keskittymistäsi omaan työhösi. Toisaalta, jos kyseessä on todellinen hätätilanne, on paras rauhoittua, yrittää viedä tekemäsi asiat päätökseen parhaalla mahdollisella tavalla ja laatia nopea toimintasuunnitelma hätätilanteen käsittelemiseksi välittömästi.

Kuten näet, nämä kolme tapaa, jotka auttavat sinua pysymään raiteilla töissä, ovat yksinkertaisia ja soveltuvat kaikenlaisiin töihin. Sinun tarvitsee vain muistaa ne ja soveltaa niitä toistuvasti, kunnes sisäistät ne.