Kuinka automatisoida toistuvat tehtävät ja vapauttaa aikaa

Tarkistanut ja hyväksynyt: psykologi Sergio De Dios González

Kirjoittanut Edith Sánchez

Viimeisin päivitys: 16 maaliskuuta, 2023

Kun puhutaan tehtävien automatisoinnista, useimmat ihmiset ajattelevat teknistä apua. Mutta jos tämä suoritetaan oikein, se vaatii ennemminkin henkistä organisointia kuin ohjelmistoja ja teknologiaa, vaikka niistäkin voi olla apua.

Nykyään meidän on joka päivä suoritettava suuri määrä tehtäviä yksinkertaisimmista monimutkaisimpiin. Monet niistä ovat samanlaisia, mutta jostain syystä emme ole tulleet ajatelleeksi, että voisimme automatisoida nämä toistuvat tehtävät. Näin hukkaamme arvokasta aikaa, jonka voisimme säästää muuhun toimintaan.

Jopa luovimmissa tehtävissä on toistoa. Itse asiassa sinulla on luultavasti jäsennellympi rutiini kuin uskotkaan. On selvää, että näissä toistuvissa tehtävissä on päivittäisiä vaihteluita, mutta niiden olennainen skeema pysyy samana. Tästä syystä ne on mahdollista automatisoida. Katsotaanpa, miten se tehdään.

“Automaatio parantaa ihmisen elämää.”

-Manish Sharma-

Tunnista toistuvat tehtäväsi

Ensimmäinen askel, kun haluat alkaa automatisoida toistuvat tehtävät, on ilmeinen: sinun on tunnistettava ne. Tätä varten sinun on tarkkailtava itseäsi vähintään parin viikon ajan. Huomaat, että on tiettyjä toimintoja, jotka toistat joka päivä ja jotka on helppo tunnistaa. Esimerkiksi sängystä nouseminen, kylpeminen, aamiainen, töihin meno, päivällinen jne.

On myös muita toimintoja, jotka eivät aluksi ehkä näytä niin toistuvilta, mutta ovat osa päivittäistä, viikoittaista tai kuukausittaista rutiiniasi. Esimerkiksi raportin kirjoittaminen, muiden töiden tarkistaminen, pyyntöihin vastaaminen jne. Et ehkä näe niitä toistuvina tehtävinä, koska ne eivät ole koskaan täysin samanlaisia. Ne ovat kuitenkin pohjimmiltaan erittäin samankaltaisia, minkä vuoksi ne voidaan automatisoida jossain määrin.

Ensimmäinen tavoite on tulla tietoiseksi niistä globaaleista tehtävistä, joita teet toistuvasti, vaikka ne vaihtelevat sisällöltään tai muodoltaan. Tässä muutamia vinkkejä:

• Nimeä jokainen tehtävä, joka sinun on suoritettava työssäsi. Esimerkiksi raportin kirjoittaminen, yhteistyökumppanin arviointi, grafiikan valmistelu jne.
• Huomioi päivittäiset toimintasi ja anna samalle tehtävälle aina sama nimi. Toisin sanoen, älä sano “palkanlaskenta” tänään ja “palkan laskeminen” huomenna, vaan pidä sille aina sama nimitys.
• Kahden viikon kuluttua tutki muistiinpanojasi ja tunnista, mitkä tehtävät ovat toistuvia.

Automatisoi menettelysi

Toistuvien tehtävien automatisointi tarkoittaa niiden suorittamismenettelyjen automatisointia. Määrität kaikki vaiheet, jotka tarvitaan tietyn toiminnon suorittamiseksi. Vastaa sen jälkeen seuraaviin kysymyksiin:

• Onko olemassa vaiheita, jotka voit poistaa tai yhdistää toiseen?
• Mitkä vaiheet voidaan koneistaa ja mitä ei voi?
• Onko mahdollista luoda malli yhden tai useamman vaiheen suorittamiseksi?
• Onko olemassa ohjelmaa tai sovellusta, jonka avulla on helppo suorittaa yksi tai useampi näistä vaiheista?
• Voitko yhdistää yhden tai useamman menettelyn vaiheen toisen vaiheen kanssa?

Kun olet vastannut näihin kysymyksiin, voit alkaa automatisoida toistuvat tehtävät. Tähän pisteeseen pääseminen ei kuitenkaan ole erityisen helppoa, koska sinun on suoritettava yksityiskohtainen havainnointi- ja analyysityö. Se on kuitenkin todella kannattavaa, koska voit vapauttaa jopa 30–40 prosenttia ajastasi.

Toistuvien tehtävien automatisointi on analyysin asia

Tavallaan me kaikki automatisoimme toistuvia tehtäviä. Itse asiassa aivomme ovat hyviä siinä ja tekevät sen huomaamattammekin. Mutta jos emme tule tietoisiksi siitä, prosessien automatisointi ei välttämättä ole optimaalinen.

Siksi tietoinen prosessi automatisoida on keino optimoida tehtäviä, jotka aivosi ovat jo suorittaneet. Kun löydät ketterimmät ja tehokkaimmat menetelmät, sopeudut niihin helposti, koska aivosi rakastavat kaavojen seuraamista. Se tarkoittaa, että niiden ei tarvitse tehdä niin paljon töitä.

Jos teet sen oikein, olet organisoidumpi ja sinulla on myös enemmän aikaa käytettävissä kaikkeen, mitä ei voida automatisoida, kuten luovuuteen, hauskanpitoon ja rentoutumiseen.