Kuinka päästä ulos tuottamattomuuden kierteestä

Kun olet juuttunut tuottamattomuuden kierteeseen, sinusta tuntuu, että sinulla on liikaa kertyneitä tehtäviä suhteessa käytettävissäsi olevaan aikaan tai resursseihin. Lisäksi todella pitkä tehtävälista lisää kiusausta kääntää katse toiseen suuntaan, koska sen näkeminen saa sinut tuntemaan olosi epämukavaksi. Siksi etsit ärsykkeitä, jotka häiritsisivät sinua. Tämä tarkoittaa kuitenkin, että tehtävälistasi jatkaa kasvamistaan.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on viisi tehtävää tehtävänä tänään, mutta koska sinulla ei ole aikaa niihin kaikkiin, teet vain kolme. Huomenna sinun olisi tarkoitus tehdä myös viisi tehtävää, mutta koska tältä päivältä on vielä kaksi jäljellä, sinun on tehtävä huomenna seitsemän, mikä on mahdotonta. Dynamiikka jatkuu, tunnet olosi epämukavaksi ja löydät itsesi tuottamattomuuden kierteestä.

Tämä johtuu siitä, että hallitset aikasi huonosti. Se vähentää tehokkuutta ja lisää stressiä. Mitä sitten voit tehdä, jos löydät itsesi tällaisesta tilanteesta? Lue eteenpäin, niin kerromme.

“Jokainen tekosi on ääni sen henkilön puolesta, joksi haluat tulla.”

-James Clear-

Tuottamattomuuden kierre

Saatat ajautua tuottamattomuuden kierteeseen ihan huomaamattasi. Se alkaa hiljaa ja tulee näkyviin vasta, kun se on todella ilmeistä. Tällaista dynamiikkaa yleensä esiintyy, kun:

• Työpäiväsi ei ole tarpeeksi pitkä, jotta voisit suorittaa tehtäväsi kokonaan.
• Jätät tehtäviä seuraavalle päivälle, mutta et myöskään saa niitä valmiiksi silloin, koska niitä kertyy jatkuvasti ja niitä on aina liikaa.
• Päätät pidentää työpäivääsi. Tämä kuitenkin väsyttää sinut ja teet virheitä tai edistyt todella hitaasti.
• Seuraavana päivänä olet tavallista väsyneempi. Koet työstressiä sekä tunnetta, että et hallitse tilannetta.
• Keskityt kiireellisiin tehtäviisi ja yrität työskennellä mahdollisimman nopeasti. Tämä tarkoittaa, että teet enemmän virheitä.
• Jatkat työpäiviesi pidentämistä. Siitä huolimatta sinulla on silti tunne, että et pääse sinne, missä haluat olla.
• Saavut pisteeseen, jossa sinulla on monia keskeneräisiä tehtäviä. Tämän seurauksena alat leikata kulmia yrittääksesi pysyä perässä.
• Vaikka yrität todella kovasti, et saa tunnustusta tehtävistä, joita teit niin kiireessä. Emotionaalisesti olet sekaisin. Olet juuttunut tuottamattomuuden kierteeseen.

Kuinka päästä ulos tuottamattomuuden kierteestä

Edellä kuvailimme klassista tuottamattomuuden kierrettä. Sen ei kuitenkaan välttämättä tarvitse noudattaa tätä kaavaa. Itse asiassa aina, kun työskentelet normaalia enemmän tunteja ja ylimääräinen vaivannäkö ei sekään riitä, on aika pysähtyä ja pohtia.

Näin pääset pakoon tuottamattomuuden kierteestä:

Vaihe 1. Paikanna itsesi

Käytä tunti tehtävälistasi tekemiseen. Sisällytä siihen kaikki. Tee sitten vielä kaksi listaa: järjestä yhdessä listassa tehtävät niiden tärkeyden mukaan, aloittamalla tärkeimmästä. Järjestä toisessa listassa tehtävät niiden kiireellisyyden mukaan, aloittamalla kiireellisimmästä.

• Oikea yläkulma on “kiireellisin ja tärkein”.
• Vasen alakulma on “vähiten tärkein ja kiireellisin”.
• Vasen yläkulma on “tärkein ja vähiten kiireellinen”.
• Oikea alakulma on “vähiten kiireellinen, vähiten tärkeä”.

Määritä tehtäväsi kullekin neljännekselle ja selvitä, missä neljänneksessä vietät suurimman osan ajasta. Menestyneet ihmiset viettävät eniten aikaa oikeassa yläkulmassa.

Vaihe 2. Suunnittele

Sitoudu työskentelemään vain yksi ylimääräinen tunti päivässä. Yhdessä kuukaudessa (enintään kahdessa) sinun pitäisi pystyä noudattamaan aikatauluasi käyttämättä ylimääräistä aikaa.

Jaa päivä neljään lohkoon. Käytä 40 prosenttia kiireellisimpiin ja tärkeimpiin tehtäviisi, 30 prosenttia kiireellisiin mutta vähemmän tärkeisiin, 20 prosenttia tärkeisiin mutta vähemmän kiireellisiin ja 10 prosenttia vähiten kiireellisiin ja vähiten tärkeisiin. Järjestä kaikki lohkoittain, arvioi kuhunkin tehtävään kuluva aika ja aseta itsellesi päivittäiset tavoitteet.

Vaihe 3. Arvioi ja päivitä

On erittäin tärkeää, että päivität aikatauluasi joka päivä, kun edistyt ja poistat tehtäviä. Jos olet jo käsitellyt monia tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä, käytä enemmän aikaa tärkeisiin mutta ei niin kiireellisiin. Paras tapa on suunnitella viikoittain, arvioida viikon lopussa ja mukauttaa sen mukaan.

Tuottamattomuuden kierteiden ehkäisy

Noudattamalla annettuja vaiheita voit päästä ulos tuottamattomuuden kierteestä. Jos kuitenkin sorrut samaan uudelleen, löydät itsesi takaisin parempaan tilanteeseen hetkessä.

Parasta on hyödyntää tilanne ja luoda vankka työjärjestelmä. Tärkeintä on kuitenkin lepoajan suojeleminen, sillä tuottavuutesi riippuu siitä suuressa määrin.