Kuinka hallita aikaa paremmin

Kirjoittanut ja tarkastanut psykologi Isabel Ortega

Viimeisin päivitys: 30 heinäkuuta, 2024

Ajanhallinta on haaste monille ihmisille. Meillä kaikilla on hetkiä, jolloin meillä on vaikeuksia organisoida aikamme hyvin. On tärkeää lähestyä ongelmaa rakentavasta näkökulmasta eikä syyttää itseäsi siitä, ettet osaa hallita aikaa paremmin.

Sen sijaan, että tunnet olosi huonoksi, yritä käyttää tilannetta mahdollisuutena oppia ja edistyä. Keskity tunnistamaan alueita, joilla voit tehdä muutoksia ja kehittää tehokkaampia taitoja. Sinun on kuitenkin ymmärrettävä, että et voi saavuttaa tätä yhdessä yössä, koska se vaatii aikaa ja harjoittelua, joten sinun on oltava kärsivällinen. Katso, miten se tehdään.

Kuinka hallita aikaa paremmin

Journal of Psychology -lehdessä julkaistussa tutkimuksessa tarkasteltiin ajanhallintakoulutuksen ja ajanhallinnan vaikutuksia työympäristöön. Tulokset osoittivat, että tämä kyky vaikuttaa positiivisesti hallinnan käsitykseen ja työhäiriöihin liittyvän stressin vähentämiseen.

Samansuuntaisesti PloS One -lehdessä julkaistu meta-analyysi täsmensi, että ajanhallinta liittyy kohtalaisesti työsuoritukseen, akateemiseen suorituskykyyn ja hyvinvointiin. Joten kuinka voit muokata aikatauluasi hyötyäksesi paremmasta ajanhallinnasta?

Seuraavaksi annamme sinulle muutamia vinkkejä.

1. Aseta selkeät tavoitteet

Määrittele tavoitteesi sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Tämä auttaa sinua keskittymään tärkeimpiin tehtäviin ja estää sinua ajautumasta liikaa vähemmän merkityksellisiin toimintoihin.

2. Suunnittele päiväsi

Käytä muutama minuutti joka aamu tehtävälistan ja toimintasuunnitelman laatimiseen. Suunnittelu auttaa keskittymään ja organisoimaan, mikä johtaa parempaan ajanhallintaan. Voit suunnitella päivittäin tai viikoittain. Käytä matkapuhelimesi sovelluksia (myös vihko tai almanakka toimii).

3. Priorisoi tärkeät tehtävät

Tunnista tärkeimmät sitoumuksesi ja varmista, että käsittelet ne ensin. Hierarkian luominen auttaa sinua edistymään ja välttämään viivyttelyä vähemmän kiireellisissä tehtävissä.

4. Poista häiriötekijät

Tunnista ja minimoi tai poista ympäristösi tärkeimmät häiriötekijät, olipa kyseessä sitten matkapuhelin, sosiaalinen media tai tarpeettomat keskustelut. Tämä auttaa sinua keskittymään.

5. Käytä ajanhallintatekniikoita

On olemassa useita todistettuja strategioita, jotka hyödyttävät tuottavuutta. Esimerkiksi pomodoro-tekniikka. Tämä menetelmä koostuu työskentelystä 25 minuutin lohkoissa, joita seuraa viiden minuutin lepo. Hyödyllinen on myös Eisenhower-matriisi, jossa tehtävät luokitellaan niiden tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella.

Voit myös yrittää ryhmitellä (ryhmitellä samankaltaisia tehtäviä ja tehdä ne yhdessä) tai määritellä ajan lohkoihin (määrittää tiettyjä lohkoja tietyille tehtäville).

6. Delegoi aina kun mahdollista

Jos sinulla on mahdollisuus, siirrä tiettyjä tehtäviä tai pyydä apua ulkopuolelta. Näin voit vapauttaa aikaasi keskittyä tärkeämpään toimintaan.

7. Opi sanomaan “ei”

Älä tunne velvollisuutta hyväksyä jokaista sinulle tulevaa tehtävää. Opi arvioimaan prioriteettejasi ja sano “ei” asioille, jotka eivät sovi tavoitteisiisi tai jotka ovat taakka.

8. Järjestä työtilasi

Sotkuinen työympäristö heikentää tuottavuuttasi. Varaa aikaa sen järjestämiseen ja huomaa, että päiväsi on miellyttävämpi ja tuottavampi.

9. Hyödynnä seisokit

Käytä vapaahetkiä, kuten matkustaessasi julkisessa liikenteessä tai istuskellessasi odotushuoneessa, lukemiseen tai podcastien kuuntelemiseen henkilökohtaiseen tai ammatilliseen kehitykseesi liittyvistä aiheista.

10. Pidä huolta hyvinvoinnistasi

Älä unohda terveyttäsi ja hyvinvointiasi, kun yrität hallita aikaa paremmin. Varmista, että nukut riittävästi, liikut ja pidät yllä tasapainoista ruokavaliota, sillä nämä tekijät lisäävät energiaasi ja keskittymiskykyäsi.

“Hukkaa tunti aamulla, niin vietät koko päivän etsiessäsi sitä.”

Tekniikka ja ajanhallinta

Älypuhelimien ja muiden laitteiden liiallinen käyttö on yksi hyvän ajanhallinnan suurimmista esteistä. Jotkut näiden laitteiden vaikutuksista ovat seuraavat:

• Jatkuvat häiriötekijät. Joka kerta kun tarkistat matkapuhelimesi vastataksesi viesteihin tai katsot sosiaalista mediaa, menetät aikaa, jonka voit käyttää tuottavammin.
• Viivyttely. Älypuhelimet, tabletit ja tietokoneet tarjoavat monenlaista viihdettä. Jos huomaat lykkääväsi tärkeitä tehtäviä netissä surffailun, pelien pelaamisen tai videoiden katselun takia, on mahdollista, että viivyttelet ja laiminlyöt velvollisuutesi.
• Keskittymisen ja tuottavuuden puute. Teknologian liiallinen käyttö vaikuttaa kykyysi keskittyä tehtäviin pitkiä aikoja. Sovelluksesta toiseen hyppääminen tai ilmoitusten jatkuva seuraaminen hajottaa huomiosi ja heikentää tuottavuuttasi.
• Ajan tuhlaaminen. Saatat ajautua eräänlaiseen “aika-ansaan” käyttäessäsi teknologiaa. Vaikka sinusta saattaa tuntua, että tarkistat sosiaalista mediaasi vain minuutin ajan tai vastaat pariin viestiin, todellisuudessa minuutit tai jopa tunnit kuluvat huomaamatta.

Parempi ajanhallinta ja teknologia

Teknologian käyttö sinänsä ei ole huono asia. Sinun tarvitsee vain löytää tasapaino ja käyttää sitä tietoisesti ja maksimoida tuottavuus ja nauttia siten enemmän vapaa-ajasta.

Määritä esimerkiksi tietyt hetket puhelimesi tarkistamista varten. Sammuta kaikki tarpeettomat ilmoitukset ja laita päälle vain kiireelliset tai tärkeät ilmoitukset.

Ota myös aikaa pois tekniikasta. Suorita näinä aikoina toimintoja poissa ruudun ääreltä, kuten lue, seurustele tai harrasta. Vaikka se kuulostaa paradoksaalista, tietyt sovellukset ja tuottavuustyökalut auttavat hallitsemaan aikaa paremmin estämällä tietyt verkkosivustot tai sovellukset tiettyinä aikoina. Ne myös seuraavat ja rajoittavat niihin käyttämääsi aikaa.

Sinun on myös harjoitettava itsekuria. Opi vastustamaan tarvetta tarkistaa matkapuhelimesi alituiseen tai käyttämään tekniikkaa tuottamattomalla tavalla. Keskity tärkeisiin tehtäviisi ja tavoitteisiisi.

Ajanhallinnan ja nautinnollisen toiminnan suhde

Ajanhallinta ja nautinnollinen toiminta liittyvät oleellisesti toisiinsa ja vaikuttavat toisiinsa monin eri tavoin. Ensinnäkin, kun sisällytät päivittäiseen suunnitteluun sen, mistä nautit, se lisää motivaatiotasi ja sitoutumistasi. Itse asiassa se toimii kannustimena tehtävien järjestämiseen ja suorittamiseen.

Intohimoisten asioiden tekeminen parantaa keskittymistäsi ja tuottavuuttasi. Tämä näkyy myös muilla elämäsi osa-alueilla. Lisäksi mieleistesi toimintojen sisällyttäminen rutiiniin edistää harmoniaa työn ja vapaa-ajan välillä, mikä tarkoittaa, että tunnet olosi tyytyväiseksi ja rentoutuneeksi terveestä henkisestä hyvinvoinnista.

Lisäksi nautinnolliseen toimintaan käyttämäsi aika irrottaa sinut jokapäiväisen elämän paineista ja vaatimuksista. Näin voit palauttaa energiasi ja kohdata velvollisuutesi rauhallisemmalla ja positiivisemmalla mentaliteetilla.

Hyvä ajanhallinta antaa sinulle mahdollisuuden tehdä tilaa harrastuksille, joista pidät.

Tasapainota velvollisuutesi ja rentoutumisaikasi

On tärkeää löytää tasapaino nautinnollisten toimintojen ja velvollisuuksien välillä, jotta voit nauttia vapaa-ajasta ja parantaa tehokkuuttasi ja yleistä tyytyväisyyttäsi kaikilla elämäsi alueilla.

Yhteenvetona voidaan todeta, että ajan tehokkaan hallinnan oppiminen on jatkuva prosessi. Sen sijaan, että syytät itseäsi, kun aikataulusi ei näytä toimivan, yritä omaksua kasvun ajattelutapa ja keskittyä ratkaisuihin. Tunnista edistymisesi ja säilytä positiivinen asenne kehittymistäsi kohtaan.