Miksi sinulla on niin kova kiire vastata työsähköposteihin?

Kirjoittanut ja tarkastanut psykologi Sara González Juárez

Viimeisin päivitys: 28 huhtikuuta, 2023

Olet viikonloppuvapaalla tai lomalla, mutta puhelimesi ilmoitukset piippailevat samaa vanhaa tahtia. Huomaat saaneesi työsähköpostia, avaat sen ja tunnet kiireellistä tarvetta vastata. Näin tapahtuu, vaikka sinun ei tarvitse hoitaa työasioita vapaa-ajallasi. Sähköpostin lähettäjäkin tietää sen. Miksi sitten teet sen, miksi sinulla on niin kova kiire vastata työsähköposteihin aikaan ja paikkaan katsomatta?

Tähän kysymykseen voi olla monia vastauksia. Itse asiassa on todella tärkeää analysoida, miksi sinulla on niin kova tarve vastata työsähköposteihin pikaisesti, koska nämä vaikutukset ulottuvat yleensä työelämän ulkopuolelle. Ne liittyvät usein yhteiskuntaan ja teknologiaan.

Jotta voisit välttää mielenterveytesi heikkenemisen, joka johtuu kiireellisestä tarpeestasi vastata työsähköposteihin ja kyvyttömyydestäsi nauttia vapaa-ajastasi, tutkitaanpa, mikä sen aiheuttaa ja kuinka voit voittaa sen.

Kiire vastata työsähköposteihin

Valitettavasti monet ihmiset työskentelevät ympäristöissä, joissa tuottavuus tarkoittaa ylitöitä, taukojen väliin jättämistä ja syömistä tietokoneen edessä. Työntekijältä vaaditaan välittömyyttä ja sitoutumista, ja usein heihin iskostetaan pelon tunnetta.

Näiden vaatimusten aiheuttama stressi ja ahdistus johtavat siihen, että tunnet tarpeen vastata kiireellisesti työsähköposteihin jopa vapaapäivänäsi. Katsotaanpa lisää.

Sähköpostin kiireellisyys

Vuonna 2021 tehty tutkimus paljasti, että meillä on tapana yliarvioida sitä kiireellisyyttä, jolla meille kirjoittava henkilö haluaa vastauksen. Toisin sanoen, kun työntekijä saa työsähköpostin, hän kokee, että lähettäjä odottaa vastausta kiireellisemmin kuin mitä hän todellisuudessa odottaa.

Tämän harhaluulon takana on tuottavuuden lisääntyvä samaistaminen jatkuvaan yhteydenpitoon, myös työajan ulkopuolella. Lisäksi tutkimuksessa havaittiin korrelaatio tämän ennakkoasenteen, korkean stressitason ja heikentyneen psykologisen hyvinvoinnin välillä.

Ikuinen työpäivä

Ei voi koskaan sanoa tarpeeksi monta kertaa, että sinun on katkaistava yhteys, kun lähdet töistä. Ne, jotka haluavat olla aina tavoitettavissa, tulevat usein imaistuksi työkulttuuriin, joka kannustaa loputtomiin työtunteihin. Se aiheuttaa heissä jatkuvan hälytystilan, kun he saavat työilmoituksia.

Tällainen paine tulee yleensä niiltä, jotka ovat vastuullisemmissa tehtävissä kuin itse työntekijä. Esimerkiksi esimiehet ja tiimipäälliköt. Vaikka he eivät välttämättä painosta suoraan, kun työntekijä huomaa heidän olevan tavoitettavissa 24 tuntia vuorokaudessa, jopa lomilla ja vapaapäivinä, hän tuntee painetta tehdä samoin.

Vastuuntunto

Kiireellinen tarve vastata työsähköposteihin voi ilmetä myös silloin, kun esimies ei painosta. Saatat esimerkiksi olla aidosti kiinnostunut asioiden hoitamisesta. Saatat myös tuntea vastuuta työtovereitasi kohtaan. Esimerkiksi kun olet vapaalla ja työtoveri tarvitsee apua, vastaat hänen sähköpostiinsa.

Vaikka nämä teot syntyvät empatiasta ja toveruudesta, ne vaikuttavat silti hyvinvointiisi. Vaikka et pelkää joutuvasi irtisanotuksi tai kiusatuksi, pelkäät, että kollegasi kärsii kielteisistä seurauksista, jos et vastaa hänen sähköpostiinsa.

Improvisoitu etätyö

COVID-19 -pandemia edisti etätyötä. Se pakotti yritykset sopeutumaan nopeasti uusiin olosuhteisiin, mistä seurasi monia tappioita. Yrityksiä kannustettiin soveltamaan toimiston kriteereitä karanteenikodin työolosuhteisiin. Tämä aiheutti monia komplikaatioita, jotka puolestaan vaikuttivat työntekijöiden mielenterveyteen.

Tältä osin WHO toteutti tutkimuksen yhteistyössä Carlos III -yliopiston (Espanja) kanssa. He havaitsivat, että 32 prosenttia osallistujista ilmoitti mielenterveytensä merkittävästä heikkenemisestä pandemian alkamisen jälkeen.

Etätyötä ollaan jo säätelemässä paremmin ja terveellisemmäksi. Sen eteen on kuitenkin vielä paljon tehtävää.

Kuinka voittaa kiireellinen tarve vastata työsähköposteihin

Kuten olet ehkä huomannut, joskus työsähköpostiin vastaamatta jättäminen vaatii itsekuria ja harjoittelua. Tässä on muutamia vinkkejä tunteiden ja toimintojen tasapainottamiseen:

• Muista, että yrityksen, jossa työskentelet, on velvollisuus kunnioittaa taukojasi ja vapaapäiviäsi. On olemassa lakeja, jotka vaativat että organisaatioiden on asetettava rajoituksia viestintätekniikan käytölle. Lisäksi niiden on taattava työntekijöiden oikeus lepoaikaan. Siksi heidän ei pitäisi ottaa sinuun yhteyttä, kun et ole töissä.
• Erota työsi ja vapaa-aikasi selkeästi toisistaan. Jos sinulla on mahdollisuus, käytä työtarkoituksiin toista tietokonetta, matkapuhelinta tai muuta laitetta kuin henkilökohtaiseen käyttöön. Sitten kun lepoaikasi saapuvat, voit tehokkaasti katkaista yhteydenpidon töihin.
• Hallitse digitaalisen median käyttöä. Aivosi palkitsemispiirit aktivoituvat elektronisilla laitteilla, kuten matkapuhelimilla tai tableteilla. Tämä tarkoittaa, että tietyssä määrin huomiosi ohjautuu näihin jatkuviin ilmoituksiin. Näin ollen tekniikan käytön vähentäminen auttaa sinua tuntemaan olosi vähemmän panikoivaksi, kun saat työsähköpostin.
• Mene psykologille. Jos sinulla on jatkuvasti kiireellinen tarve vastata työsähköposteihin, on erittäin todennäköistä, että kärsit myös stressistä, ahdistuksesta, burnout-oireyhtymästä tai muista liiallisesta työstä johtuvasta häiriöstä. Psykologian ammattilainen antaa sinulle tarvittavat resurssit tämän voittamiseksi. Lisäksi hän auttaa sinua järjestämään uudelleen ajatuksesi koskien näitä epäterveellisiä käytäntöjä.

Digitaalinen empatia yrityksissä

Lopuksi, jos olet vastuussa työryhmästä, muista digitaalinen empatia. Älä unohda, että on tuhansia tapoja edistää tervettä työympäristöä. Voit esimerkiksi ajoittaa sähköpostien lähettämisen tai ilmoittaa, että vastaus ei ole kiireellinen, monien muiden toimien joukossa. Muista ennen kaikkea, että kukaan ei suoriudu 100-prosenttisesti, jos emme koskaan katkaise yhteyttä töihin.