Kuusi tapaa hyödyntää aikaasi

Ympäristömme on usein erittäin vaativa. Koska meihin kohdistuu niin monia odotuksia ja joudumme suorittamaan loputtomasti tehtäviä joka päivä, vapaa-aika on yleensä luksusta. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla.

Yrität päivittäin suorittaa valtavan määrän tehtäviä, jotka vievät paljon aikaa, luultavasti suurimman osan päivästäsi. Tässä artikkelissa kehotamme sinua analysoimaan, kuinka voit järjestää ja hyödyntää aikaasi, sekä ymmärtämään, kuinka monta tehtävää todella voit tehdä päivän aikana.

Ajan hyödyntäminen voi olla monimutkaista

Jopa kaikkein järjestäytyneimmillä meistä on vaikea ottaa kaikki irti ajastamme. Jos vähennämme vuorokauden 24 tunnista keskimäärin 6-8 tuntia lepoon, jää jäljelle 16-18 tuntia. Jos tästä vähennetään vielä työ- tai koulutunnit, tauot, ruokailut jne., jäljelle jää luultavasti noin 6-8 “vapaata” tuntia.

Joitakin näistä tunneista voidaan pitää aikana, jota et voi todella hyödyntää, kuten työmatkat. Ja jos työskentelet ryhmässä tai teet töitä muiden ihmisten kanssa, nämä 6-8 tuntia menevät todennäköisesti jopa nollille.

Määräaikojen noudattaminen

Töissä tai opiskellessa joudut usein noudattamaan määräaikoja. Tämä vaatimus ei ota huomioon rajojasi ihmisenä. Akateemisten ja työprojektien toteuttaminen on todellakin kallista ajan suhteen, ja usein ne vaativat enemmän kuin mitä sinulla on, riippumatta siitä kuinka paljon aikaa omistat niihin.

Tämä aiheuttaa toisinaan turhautumisen ja toivottomuuden tunteita. Sinulla on ehkä tapana syyttää itseäsi siitä, ettet pysty hyödyntämään aikaasi paremmin. Loppujen lopuksi kukaan ei ole sanelemassa sinulle, että sinun pitää hyödyntää aikasi paremmin, vaan se on sinun vastuullasi.

Vetkuttelu ja odottamattomat tapahtumat

Vetkuttelulle on ominaista tärkeiden toimintojen lykkääminen muiden vähemmän tärkeiden hyväksi. Se tarkoittaa, että siirrät tiettyjä tärkeitä toimintoja syrjään viivyttääksesi niiden aiheuttamia haittoja, puhumattakaan pelosta, joka liittyy kaikkien resurssien käyttämiseen monimutkaisten tehtävien ratkaisemiseksi.

Tähän voidaan lisätä odottamattomia askareita, joita ilmestyy päivän aikana. Ne voivat aiheuttaa viiveitä, kun yrität suunnitella käytettävissä olevaa aikaa muiden tärkeiksi katsomien toimintojen suorittamiseen. On kuitenkin tärkeää säilyttää tietty joustavuus ja muistaa, että kaikkia tehtäviä ei tarvitse tehdä samana päivänä.

Kuusi tapaa hyödyntää aikaasi

Jos olet tietoinen siitä, että vetkuttelet tiettyjen tärkeiden tehtävien kanssa ja että odottamattomia asioita tapahtuu usein, tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit hyödyntää aikaasi parhaalla mahdollisella tavalla.

Suunnittelu

• Lepoaikataulu. Tähän kuuluvat yöllinen lepo ja ajat, jolloin menet nukkumaan ja heräät. Lepo- ja ruokailuaikojen suunnittelu voi antaa sinulle enemmän aikaa tärkeiden toimintojen suorittamiseen.
• Almanakka. Ajan paras käyttö tarkoittaa monimutkaisten toimintojesi suunnittelua ja jakamista päiviin. Joskus esimerkiksi haluat suorittaa useita toimintoja yhden päivän aikana, ja jos et, tunnet olosi huonoksi. Siksi sinun tulee antaa itsellesi tila, jossa voit tehdä joitain monimutkaisempia toimintoja vähän kerrallaan jakaen ne pieniin vaiheisiin.

Organisointi

• Segmentointi. Monimutkaiset tehtävät tulisi segmentoida tai jakaa pieniin vaiheisiin. Joissakin tapauksissa, kun kohtaat monimutkaisia askareita, ajan käyttäminen on erittäin vaikeaa, kun et edes tiedä mistä aloittaa. Siksi niiden jakaminen pienempiin osiin on erityisen tärkeää.
• Tavoitteet. Kun syöt aamiaista, voit hahmotella päivän aikana tehtävät askareet ja ajoittaa ne. Lopullinen tavoitteesi on löytää tasapaino sen välillä, mitä sinun täytyy tehdä ja mitä haluaisit tehdä. Päivän päätteeksi voit tarkastella tätä järjestelmää ja analysoida tunteitasi. Tässä voit kiinnittää huomiota siihen, kuinka onnistuit yllättäen ilmestyneissä tehtävissä.

Saavutusten ja ajan arviointi

• Älä masennu. Joskus sotkeudut johonkin tylsään tehtävään, joka ei näytä koskaan päättyvän ja on äärimmäisen raskas, jopa siinä määrin, että käytät siihen kaiken aikasi ja energiasi. Anna jokaiselle tehtävälle aikaraja. Jos esimerkiksi haluat lukea 400-sivuisen kirjan, sen lukeminen yhdessä päivässä on todella vaikeaa, joten voit yrittää lukea vaikkapa 15 sivua päivässä.
• “Pieniä suuria saavutuksia”. Voit aloittaa vähemmän monimutkaisilla tehtävillä, jotta tunnet ainakin tyytyväisyyttä siitä, että olet saanut joitain valmiiksi päivän loppuun mennessä. Lisäksi, jos käytät tehtävien segmentointia, monimutkaisempia on vähitellen helpompi käsitellä.

On monia vaihtoehtoja, joiden avulla voit hyödyntää aikaasi parhaalla mahdollisella tavalla. Usein kalenteri itse kuitenkin asettaa päivämäärät. Nämä strategiat eivät rajoitu vain opiskeluun ja töihin, vaan myös jokapäiväiseen elämääsi ja rutiineihin. Niitä käyttämällä et joudu siihen ansaan, jossa sinusta tuntuu että hukkaat arvokasta aikaa.