Vältä yleiset virheet kommunikoidessa

3 minuuttia

Viimeisin päivitys: 10 kesäkuuta, 2016

Jotkin niistä virheistä, joita me teemme kommunikoidessamme, saattavat haluamattamme johtaa meidät suuriin ongelmiin. Tapa jolla me kommunikoimme voi jopa tuhota meidän suhteemme muiden ihmisten kanssa, koska se saattaa antaa meistä kuvan joka ei osu yksiin sen kanssa mitä me haluamme välittää tai kuka me todella olemme.

Tehokas kommunikointi on perustavanlaatuista ihmissuhteissa. Seuraavassa me analysoimme kaikkein yleisimpiä virheitä, joita ihmiset tekevät muiden kanssa vuorovaikutuksessa ollessaan, sekä tutustumme siihen miten niitä voi ratkaista.

“Jos ei ole kommunikointia, ei ole ihmistä.”

-Francisco Garzón Céspedes-

Kommunikoinnin virheet joita tulisi välttää

Kuten tulet huomaamaan, on tehokas kommunikointi ja väärinkäsitysten välttäminen paljon helpompaa kuin miltä se saattaa vaikuttaa.

Auttaaksemme sinua tämän tehtävän parissa, me jätämme pureskeltavaksesi seuraavat neuvot, joiden avulla sinä voit välttää tiettyjä kommunikaatiovirheitä:

Kirjoitettujen viestien tarkistamatta jättäminen

Kirjoitetut viestit ovat helppo ja nopea tapa kommunikoida, jossa on monet hyötynsä, sillä se mikä jätetään kirjoitettuun muotoon on paljon helpompi sulattaa, monien muiden tekijöiden lisäksi.

Kuitenkin kovin harvat ihmiset kirjoittavat samalla nopeudella kuin he puhuvat tai ajattelevat. Tämä viittaa siihen, että aikaviive voi johtaa erilaiseen viestiin kuin se, jonka me todellisuudessa koetamme välittää.

Asiattomasti tai väärin käytetyt ilmaisut, sanonnat, virheet kieliopissa, automaattiset korjaukset jne. voivat välittää täysin väärän viestin.

Tämän virheen välttäminen on niinkin yksinkertaista, kuin tarkistaa teksti jota olet lähettämässä ennen kuin lähetät sen, on se sitten paperilla, sähköposti tai teksti- tai pikaviesti.

Huonojen uutisten kertominen sähköpostitse

Monista ihmisistä tuntuu epämukavalta kertoa huonoja uutisia ja välttääkseen tätä karvasta tilannetta, he sen sijaan käyttävät sähköpostia niiden välittämiseen, tai vielä pahempaa, he lähettävät tekstiviestin.

Joka tapauksessa nämä kanavat eivät pehmennä kyseistä viestiä ja antavat lisäksi tilaa väärinymmärryksille. Sitä paitsi näin toimiessa kaikki kehonkielen tarjoama voima jää uupumaan ja se ei täten tarjoa keinoa voimakkaammille tunteille tulla esiin.

Näin ollen, kun sinun pitää kertoa ikäviä uutisia tai puhua arkaluontoisista aiheista, jätä kirjallinen kommunikointi sivuun; ennemmin puhu tuon toisen ihmisen kanssa kasvotusten.

Suoraan toisen ihmisen kanssa puhuminen tarjoaa meille mahdollisuuden käyttää tuon toisen henkilön signaaleja hyväksi, määritelläksemme onko viesti ymmärretty ja selvittää mahdollisia epäilyksiä.

“Kaikkein tärkein osuus kommunikoinnissa on kuunnella, mitä sanotaan.”

-Peter Drucker-

Hankalien keskustelujen välttäminen

Vaikeat keskustelut ovat epämiellyttäviä. Mutta silloin kun käsillä on ongelma, joka kaipaa ratkaisua, pitää meidän kohdata ne. Hankalan keskustelun välttäminen on tapa tehdä tuosta ongelmasta vielä entistä suurempi.

Ongelmat eivät korjaudu itsestään ja jos et ratkaise niitä, jätät tilanteen avoimeksi ja vapaaksi muotoutumaan joksikin, joka on mahdollisesti paljon vakavampaa.

Jos sinulla on vastassasi vaikea keskustelu, niin älä kiertele ja kaartele. Kohtaa se, ja mitä pikemmin sen parempi.

Oletus, että viesti on ymmärretty

Kun lähetät tai kommunikoit viestin, täytyy sinun pitää huoli että vastaanottaja on saanut ja ymmärtänyt sinun viestisi.

Todistaakseen, että sinun viestisi on ymmärretty oikein, käytä avoimia kysymyksiä, jotka alkavat sanoilla “miten,” “miksi” tai “mitä.” Nämä kysymykset kannustavat pohdiskelua ja kommunikointia.

Määrätietoisuuden puuttuminen

Määrätietoisuus tai jämäkkyys on kyky sanoa asiat niin kuin ne ovat ja kuten sinä ne tunnet ilman, että satutat muita ihmisiä. Usein välttääksemme konflikteja, me emme kommunikoi meidän tarpeitamme tai me kiirehdimme niin paljon puhuessamme, että me menetämme osan viestistämme. Välttääksesi tätä virhettä sinun pitää oppia kehittämään määrätietoisuuttasi.

Totuttaudu sanomaan asiat suoraan, ilman että loukkaat ketään, mutta puolustaen sinun omia oikeuksiasi ja halujasi. Lopulta joudut sanomaan sen kaiken kuitenkin. Mitä aiemmin teet sen, sitä vähemmän sinä kerrytät jännitettä ja sitä helpompi sen tekeminen on.

Tunnepohjaiseen reaktioon vastaaminen

Jännittyneissä ja turhauttavissa tilanteissa on helppo reagoida tunneperäisesti, kun vastaan osuu ongelma tai kysymys, sen sijaan että vastaisimme siihen rauhallisesti. Monet ihmiset pitävät tätä oikeutettuna, mutta todellisuudessa se ei ole sitä.

Tämän tyyppinen tunnepohjainen reaktio voi vahingoittaa sinun mainettasi, ärsyttää ihmisiä sekä se voi antaa sinusta sellaisen vaikutelman, että et pysty kontrolloimaan itseäsi.

Koeta pysyä rauhallisena ennen kuin vastaat tai toimit. Jos sinusta tuntuu, että olet erittäin kireä, lähellä räjähdyspistettä, niin sulje silmäsi ja laske kolmeen (tai mihin tahansa lukuun jonka sinä koet tarpeen vaatimaksi). Jos vastaat aggressiivisella tai tunnepitoisella tavalla, hankaloitat vielä entisestään kommunikointiasi muiden kanssa.