Tehtäväketjut: tapa nopeuttaa tehtäväntekoa

Tehtäväketjut auttavat sinua organisoimaan työsi, jotta saat sen valmiiksi nopeammin. Ne ovat erityisen hyödyllisiä kun suoritat epämukavia tehtäviä. Tämä menetelmä auttaa sinua välttämään viivyttelyä ja tehtävien pitkittämistä.

Tehtäväketjut eivät kuitenkaan ole tapa tehdä radikaaleja muutoksia tehtäviisi, se ei ole niiden tarkoitus. Tehtäväketjut vain helpottavat tiettyjä tehtäviä ja säästävät aikaa joissakin toimissa. Ne eivät varsinaisesti muuta elämää, mutta ne ovat käteviä monissa tapauksissa.

Tehtäväketjut ovat hyödyllisiä uusien tapojen käyttöönotossa. Ajatuksena on tunnistaa ja yhdistää pienet toimet, jotka sinun on suoritettava omaksuaksesi uuden tapasi ja olettaa ne yhdeksi toiminnaksi. Katsotaanpa tätä tarkemmin.

“Monimutkaisuus on vihollisesi. Kuka tahansa hölmö voi tehdä asioista monimutkaisia. Vaikeaa onkin pitää asiat yksinkertaisina.”

-Richard Branson-

Tehtäväketjut

Tehtäväketju koostuu sarjasta toimintoja, jotka on ryhmitelty ja linkitetty kiinteän sekvenssin luomiseksi. Tuntuu kuin jokainen tehtävä olisi lenkki, joka liittyy muihin lenkkeihin ja muodostaa sitten ketjun. Ajatuksena on, että nämä tehtävät tulisi aina suorittaa samassa järjestyksessä.

Miten tämä tekniikka toimii? No, kuten tiedät, on aina olemassa yksitoikkoisia, tylsiä tai ärsyttäviä tehtäviä, jotka vaativat paljon vaivaa. Esimerkiksi paperityöt tai tilien järjestäminen. Yhdistämällä nämä toiminnot yhdeksi ketjuksi voitat vastustuksesi niitä kohtaan.

On myös aktiviteetteja, joita sinun on tehtävä joka päivä ja jotka eivät ole erityisen miellyttäviä. Esimerkiksi työpisteen siistiminen päivän päätteeksi. Luomalla tehtäväketjuja näille toiminnoille esittelet niin sanotun “tuotannon jatkuvuuden”. Toisin sanoen saat vauhtia, toimintaa pääsee käyntiin ja yksi toiminta seuraa toista ja niin edelleen.

Sinulla on varmasti sellaisiakin tehtäviä, joihin sinun on todellakin pakotettava itsesi, esimerkiksi vaikeat tai monimutkaiset tehtävät tai uusien tapojen omaksuminen. Jos yhdistät nämä toiminnot kiinteisiin sarjoihin, on paljon helpompi aloittaa ja lopettaa lyhyemmässä ajassa ja pienemmällä vastustuksella. Tämä auttaa sinua myös lopettamaan viivyttelyn.

Kuinka tehtäväketjut tehdään

Suunnitellaksesi omia tehtäväketjujasi, sinun on ensin mietittävä rutiiniasi. Ota paperi ja kynä käteen. Tunnista ne tehtävät, joita pidät todella tylsinä, tai jotka sinulla on aina tapana lykätä tai unohtaa. Sinun tulisi myös miettiä toimintoja, joita haluaisit aloittaa ja jotka eivät tällä hetkellä kuulu päivittäiseen rutiinisi.

Kun olet tunnistanut tilanteen, hetken tai paikan, jossa haluat esitellä tehtäväketjun, määritä linkit. Jos esimerkiksi haluat soveltaa sitä työpisteesi päivittäiseen järjestelyyn, mieti, mitä toimenpiteitä tämä vaatii. Esimerkiksi paperien kerääminen, varastointi tiettyyn paikkaan, muiden tarvikkeiden kerääminen ja laittaminen paikoilleen, siivous, pölyjen pyyhkiminen jne.

Sinä päätät järjestyksen. Ihanteellisesti sinun tulisi myös määrittää tarkka aika. Jos sinun tarvitsee suorittaa tehtävä vain kerran viikossa, valitse sinulle parhaiten sopiva päivä. Yllä olevassa esimerkissä otimme yksinkertaisen tehtäväketjun, mutta voit tehdä sen myös kahdella tai kolmella toiminnolla. Esimerkiksi päivittäisen itsearvioinnin tekeminen, kaikkien vireillä olevien sähköpostien lähettäminen ja työpöytäsi järjestäminen.

Tehtäväketjujen käyttö

Tehtäväketjujen ydin on muodostaa lohkoja analogisista toiminnoista ja suorittaa ne peräkkäin siten, että onnistut koneellistamaan ne. Automatisoimalla nämä toiminnot vältyt rasittumiselta.

Mikä tärkeintä, sinun ei tarvitse toistuvasti motivoida itseäsi suorittamaan niitä tehtäviä, jotka ovat sinulle ärsyttäviä tai tylsiä. Itse asiassa optimoit ne ja jätät itsellesi enemmän energiaa muihin, kiinnostavampiin tai enemmän huomiota vaativiin toimiin.

Viime kädessä tehtäväketjut sisältävät positiivisen automaation käyttöönoton toimissa, jotka sallivat tai jopa vaativat sitä. Voit aloittaa laatimalla tehtäväketjun joillekin todella yksinkertaisille toiminnoille. Jos se toimii, voit soveltaa sitä muihin ja alkaa hyödyntää tuotannon jatkuvuutta.