Stephen Coveyn ajanhallintamatriisi

· 30.9.2018

Ajan hallitseminen hyvin ei tarkoita sitä, että meidän on tehtävä itsellemme tehtävälista ja rastittava asioita siinä järjestyksessä, kun olemme suorittaneet ne. Tämä tarkoittaa sitä, että tiedämme kuinka suunnitella, priorisoida ja olla tehokkaita, ja että tiedämme milloin jättää asioita pois.

Hyviä uutisia: on olemassa jotain, joka voi todellakin auttaa meitä saamaan enemmän irti ajastamme. Se näyttää myöskin kuinka tunnistaa ne asiat, jotka ovat aikamme arvoisia. Tämä on Stephen Coveyn ajanhallintamatriisi.

Covey itse sanoo, että ajanhallinnassa ei ole kyse vain tehtävien organisoimisesta. Hänen mukaansa tässä on kyse elämäntavasta. Sillä, miten me hallitsemme aikaamme, on myös paljon tekemistä hyvinvointimme kanssa.

’’Meillä ei ole koskaan tarpeeksi aikaa tehdä kaikkea, mutta aina on tarpeeksi aikaa tehdä tärkeimmät asiat.’’

-Brian Tracy-

Stephen Coveyn ajanhallintamatriisi muodostuu neljästä kvadrantista. Jokainen kvadrantti edustaa eri prioriteettiä. Jokaisella kvadrantilla on myöskin tietyt eri tavalla hallittavat aktiviteetit, riippuen siitä, missä ne ovat.

Ajan hallitseminen Stephen Coveyn mukaan

Ensimmäinen kvadrantti

Kuvittele mielessäsi risti. Kun piirrät ristin, muodostat neljä tyhjää tilaa. Nämä neljä tyhjää tilaa ovat Stephen Coveyn neljä kvadranttia. Ensimmäinen kvadrantti on vasemmassa yläkulmassa. Tämä tila sisältää kaiken, joka on kahdessa peruskategoriassa: kiirellinen ja tärkeä.

nainen juoksee aikaa vastaan

Tämä on osio, jonne asetamme kaikki tehtävämme, jota emme voi – eikä meidän pitäisi – asettaa sivuun missään tilanteessa. Tämä osio on kaikelle, mikä on ensisijaisen tärkeää. Tämä tarkoittaa sitä, että meidän on tehtävä se niin pian kuin mahdollista. Meidän on asetettava sivuun kaikki muut aktiviteetit, kunnes olemme saaneet nämä valmiiksi.

Voimme esimerkiksi laittaa tähän kvadranttiin kodin sähkölaskun. On paljon asioita, jotka tarvitsevat sähköä toimiakseen, joten emme voi asettaa tätä sivuun. Muut asiat, jotka voisivat kuulua tänne, ovat sairaudet, onnettomuudet, jne.

Toinen kvadrantti: tärkeä, mutta ei kiireellinen

Seuraavalla kvadrantilla on tekemistä asioiden kanssa, joita meidän ei tarvitse käsitellä heti. Mutta tässä tapauksessa ne ovat edelleen tärkeitä. Toisin sanoen ne ovat asioita, jotka ovat tärkeitä, mutta ei kiireellisiä. Tavallisesti ne ovat tärkeitä pidemmällä aikavälillä kuin lyhyellä aikavälillä.

Missään näissä kvadranteissa olevissa tehtävissä ei ole kyse elämästä tai kuolemasta. Mutta ne ovat silti todella tärkeitä elämämme laadun ja hyvinvoinnin kannalta. Paras esimerkki tästä on terveys. Kaikki elämässä riippuu terveydestä, joten on tärkeää, että pidämme itsestämme huolta. Se, ettemme pidä itsestämme huolta, ei välttämättä saa aikaan mitään pahaa lyhyellä aikavälillä, mutta pidemmän päälle se voi olla tuhoisaa.

Muut asiat jotka sopivat tähän tilaan ovat tehtävät, kuten kokeisiin valmistuminen tai terveen suhteen ylläpitäminen ystäviemme tai kumppanimme kanssa. Siihen sisältyvät myös liikunnan harjoittaminen ja uutisten lukeminen.

Kolmas kvadrantti: kiireellinen, mutta ei tärkeä

Tämä on kaikkein hankalin kvadrantti. Aina ei ole helppoa määritellä mitkä tehtävät tai aktiviteetit kuuluvat tähän. Miksi? Koska niiden kiireellisyys kiinnittää huomiomme. Mutta se, että ne ovat huomiota herättäviä, ei tarkoita että ne olisivat tärkeitä.

porukka ja puhekuplat

Tämä on se kvadrantti, johon asetamme kaikki tarpeettomat asiat, joita meillä on tapana tehdä. Esimerkiksi jos törmäämme johonkin tuttuun kadulla ja pysähdymme juttelemaan hänen kanssaan. Tai meidät on vedetty mukaan mitättömään keskusteluun sosiaalisessa mediassa.

Neljäs kvadrantti: ei kiireellinen eikä tärkeä

Neljänteen kvadranttiin kuuluu kaikki, mikä on periaatteessa merkityksetöntä. Nämä ovat asioita, jotka eivät ole lainkaan kiireellisiä, ja eivätkä myöskään melko tärkeitä. Mutta jollain tapaa ne ovat asioita, jotka kuluttavat paljon aikaamme.

Tämä on kvadrantti, johon asetamme kaikki tarpeettomat asiat kuten sähköpostimme tarkistaminen joka viides minuutti. Tai vaikkapa tekstaaminen silloin, kun meillä ei ole edes mitään sanottavaa. Muita esimerkkejä voisivat olla vaikkapa TV:n katsominen tai nettishoppailu.

Hyvä ajanhallinta

Useimmat ihmiset, jotka käyttävät Stephen Coveyn ajaanhallintamatriisia oivaltavat, että ensimmäiset osiot jotka he täyttävät, ovat 1 ja 3. On helppoa täyttää kiireelliset-tärkeät ja kiireelliset-mutta-ei-tärkeät kvadrantit.

Covey sanoo, että näin tapahtuu, sillä tavallisesti näemme kaiken kiireellisenä. Hän sanoo, että kiirellisyyden tunne on se, joka stressaa meitä niin paljon. Siksi sen oppiminen, kuinka käsitellä näitä kahta tilaa voi auttaa meitä hallitsemaan aikaa paremmin.

Tämän mallin luoja sanoo, että meidän on pääosin keskityttävä toiseen kvadranttiin. Hänen mukaansa tästä kvadrantista löydämme hyvinvoinnin ja onnellisuuden. Jos saamme selvemmän kuvan mitä siinä tapahtuu ja keskitymme siihen, Stephen Coveyn ajanhallintamatriisi on tehnyt työnsä.