Parkinsonin laki: miksi hukkaamme niin paljon aikaa?

Cyril Northcote Parkinson oli historioitsija joka työskenteli vuosia brittiläisessä siviilipalveluksessa. Tämä kokemus sai hänet julkaisemaan kirjan vuonna 1957 nimeltä Parkinsonin laki eli tie menestykseen paperisodan kautta. Työssään hän kehitti kuuluisan lakinsa, joka todellisuudessa ei ole vain yksi laki vaan useita.

Parkinson tarkkaili huolellisesti sitä, miten hallituksen toimistoissa tehtiin töitä. Hänen päivittäiseen kokemukseensa pohjautuen hän onnistui löytämään kaavoja jotka antoivat hänelle mahdollisuuden tehdä olettamuksia. Parkinsonin laista voidaan tehdä yhteenveto kolmen perusolettamuksen kautta:

• “Työ laajenee kunnes se täyttää koko sen ajan joka on käytettävissä sen toteuttamiseen.”
• “Kulut lisääntyvät kunnes ne kattavat kaikki tulot.”
• “Aika joka kullekin aiheelle omistetaan on käänteinen suhteessa sen tärkeyteen.”

“Rakastatko elämää? No jos rakastat elämää, älä hukkaa aikaa, sillä aika on se hyvä mistä elämä on tehty.”

-Benjamin Franklin-

Parkinsonin laki ja ajanhallinta

Parkinsonin lain tärkein käyttö on ajanhallinnassa. Sen ensimmäinen olettamus sanoo: “Työ laajenee kunnes se täyttää koko sen ajan joka on käytettävissä sen toteuttamiseen.” Se tarkoittaa, että jos sinulla on tunti tehtävän suorittamisen, se vie tunnin, mutta jos sinulla on kuukausi, siihen menee kuukausi.

Totuus on, että todistamme joka päivä tämän lain oikeellisuutta. Kun opiskelijoilla on esimerkiksi kaksi tai kolme kuukautta aikaa palauttaa tehtävä, he päätyvät usein tekemään sen 24 tuntia ennen palautushetkeä. Tai kun sinun pitää saada valmiiksi joku työtehtävä ennen iltapäivää, jahkailet kunnes sinulla on enää muutama tunti aikaa palauttaa se. Ja näiden muutaman tunnin aikana teet kaiken mitä et tehnyt aikaisemmin.

Tämä periaate liittyy toiseen Parkinsonin lain olettamukseen, jota kutsutaan nimellä “Laajenemisen laiksi”. Hän sanoo että kun siulla on aikaa, sinulla on taipumus siirtää eteenpäin kaikkea mitä sinun pitää tehdä. Mutta miksi näin tapahtuu? Siksi että aika on erittäin subjektiivinen konsepti. Se riippuu enemmän sisäisestä näkökulmasta kuin varsinaisesta tuntien kulumisesta.

Parkinson huomasi myös, että mitä enemmän aikaa omistamme tehtävän suorittamiseen, sitä monimutkaisemmaksi se tulee ja sitä vaikeammaksi sen valmiiksi saaminen tulee. Jos sinulla on näkemys että sinulla on paljon aikaa käytettävissäsi, keskityt enemmän yksityiskohtiin ja laajennat toimintaasi. Yrität kattaa tehtävän kaikista minimaalisimmatkin osa-alueet. Sen sijaan, kun sinulla on kiire, “menet suoraan asiaan”, kiertelemättä sivupoluilla.

Byrokraattinen pahuus jota me kaikki kopioimme

Parkinson huomasi myös että kaikista merkityksettömimmät asiat olivat niitä joihin kului kaikista eniten aikaa. Niin ollen hänen kolmas olettamuksensa kuuluu: “Mihin tahansa kalenterissa olevaan aiheeseen käytetty aika on käänteinen suhteessa sen tärkeyteen”. 

Vaikuttaa siltä että olennaiset asiat vaativat vakavaa asennetta ja täsmällisiä lähestymistapoja. Siksi ne pitää suorittaa loppuun tehokkaammin. Sitä vastoin, kaikki haluavat osallistua joutaviin asioihin ja sanoa mitä ikinä heidän mieleensä juolahtaakaan. Niin ollen, niihin käytetään enemmän aikaa.

Vaikka Parkinsonin laki kehittyikin byrokratiaa tarkkaillessa, sitä voi käytännössä soveltaa kehen tahansa. Eikä se liity vain ajanhallintaan. Se ulottuu muihin elämänalueille myös, kuten kuluihin ja fyysisten tilojen organisoimiseen.

Parkinson sanoo että “Kulut lisääntyvät kunnes ne kattavat kaiken tulon.” Tämä tarkoittaa ettei ole merkitystä paljonko tienaat, sillä löydät aina keinon “elää kipurajalla” tai jopa saada itsesi velkaantumaan. Henkilö voi elää määritellyllä tulolla ilman ongelmaa. Kun heidän tulonsa lisääntyvät, se ei tarkoita sitä että heillä olisi ylimääräistä. Sen sijaan he järjestävät uudelleen taloutensa sillä tavoin, ettei ylimääräistä jää jäljelle.

Lopputulos kaikista näistä käyttäytymismalleista on valtava tehottomuus. Aika ja raha eivät koskaan riitä. Jos kuitenkin katsomme tätä ongelmaa tarkkaan, tämä johtuu siitä miten hallitsemme niitä. Itse asiassa, tämä artikkeli jota nyt luet, on kirjoitettu Parkinsonin suositusta noudattaen: erittele työ pienempiin osiin ja määritä aika niiden valmiiksi saamiseksi. Lopputulos: hoidat tehtävän puolta nopeammin. Mitä sinä ajattelet? Haluatko kokeilla tätä?