Kuinka järjestät aikataulusi paremmin?

15.11.2019
Kun järjestät aikataulusi paremmin, saa se sinut tuntemaan olosi paremmaksi kaikilla elämän osa-alueilla. Hyvät ajanhallintataidot voivat esimerkiksi erottaa sinut muista kilpailijoista työtä etsiessä. Mutta sen hyödyt eivät suinkaan lopu siihen.

Miksi vaikuttaa siltä, että kaikilla muilla on aina enemmän vapaa-aikaa kuin sinulla? Miksi sinusta tuntuu, kuin aika vain valuisi läpi sormien? Kuinka järjestät aikataulusi paremmin? Onko mahdollista pallotella sosiaalisen elämän, perheen, työn sekä fyysisen ja henkisen terveyden välillä? Tässä artikkelissa keskitymme kaikkiin näihin kysymyksiin ja annamme neuvoja, joiden avulla saat hektisen aikataulusi toimimaan parhaalla tavalla.

Kaikilla on saman verran aikaa joka päivä, eikä kukaan pysty muuttamaan sitä. Voit kuitenkin itse hallita sitä, kuinka käytät tuon ajan hyödyksesi. Tästä kyvystä on tulossa lisääntyvässä määrin tärkeä yhteiskunnassa, joka muuttuu kilpailuhenkisemmäksi ja kiireisemmäksi päivittäin. Se voi tehdä eron työn saamisen tai menettämisen tai itsensä hyödylliseksi tai epähyödylliseksi tuntemisen välille.

Suunnittelu on ensimmäinen menetelmä, jolla järjestät aikataulusi paremmin. Kun käytät muutaman minuutin aikaa päivän, viikon, kuukauden tai vuoden suunnitteluun, auttaa se sinua priorisoimaan tehokkaasti asioita, jotka sinun täytyy tehdä. Tämä tulevaisuuden kuva voi myös auttaa sinua erottamaan sen, mikä on tärkeää ja mikä on erittäin kiireellistä.

Kuinka kauan aikaa tämän tekemiseen menee? Kysy itseltäsi tämä kysymys ennen sen tekemistä ja anna itsellesi virhemarginaali. Ole rehellinen itsellesi ja yritä pohtia mitä odottamattomia asioita saattaa tapahtua.

Jos esimerkiksi suunnittelet meneväsi tänään kauppaan ruokaostoksille, soittavasi kaverille, lähettäväsi sähköpostin työkaverille, tekeväsi erityisen illallisen ja päättäväsi tekemäsi esitelmän, anna itsellesi riittävästi aikaa jokaisen tehtävän tekemiseen, jotta sinun ei tarvitse kiirehtiä. Ota huomioon esimerkiksi siirtymiseen menevä aika, odottamattomat häiriötekijät, kaupan jonot, liikenne ja niin edelleen.

Järjestät aikataulusi paremmin käyttämällä kalenteria

Järjestä aikataulusi paremmin käyttämällä tehtävälistaa

Millaista tehtävälistaa tai kalenteria sinun pitäisi käyttää järjestääksesi aikataulusi paremmin? Yksi Kalifornian yliopiston tekemä tutkimus osoitti, että heidän oppilaansa olivat parempia muistamaan asioita ja järjestämään aikaa, kun he kirjoittivat asioita ylös käsin (näppäimistöllä kirjoittamisen sijaan).

Syy tähän on se, että käsin kirjoittaminen aktivoi aivojen hienomotoriikka-alueen, joka luo syvemmän vaikutuksen pitkäkestoiseen muistiin. Jos käytät aikaa asioiden ylös kirjoittamiseen, pystyvät aivosi järjestelemään ideoita ja prosessoimaan käsitteitä.

Kirjoitettu tehtävälista auttaa sinua luomaan ajatuskartan ajastasi ja tehtävistäsi. Se on myös arvokas apuväline häiritsevien ajatusten lopettamiseksi, sillä se pakottaa sinut keskittämään energiasi siihen, mitä oikeasti pystyt hallitsemaan. Tehtävälistan värikoodaus voi myös auttaa sinua järjestämään prioriteettisi ja aktivoimaan näkömuistisi. Se puolestaan auttaa aivoja säilyttämään tiedon.

Aikataulun järjestäminen tietokoneella

Järjestä aikataulusi ja tahdonvoimasi

Kun heräät aamulla, ovat henkinen energiasi ja tahdonvoimasi yleensä palautuneet edellisestä päivästä. Monet asiantuntijat suosittelevat päivän ensimmäisten tuntien viettämistä tehden asioita, joista pidät vähiten tai jotka huolettavat sinua. Jos odotat myöhempää ajankohtaa, tulet todennäköisesti vain viivyttämään sitä. Se tarkoittaa sitä, että tehtävien asioiden listalla tulee olemaan enemmän asioita ja stressiä seuraavana päivänä.

Aivosi tarvitsevat myös tilaa rentoutumiseen. Varmista, että varaat aikaa improvisaatiolle ja luovuudelle päivän aikana. Mielihyvää tuottavien asioiden tekeminen on todella tärkeää. Sinun tulee siis jättää hieman vapaa-aikaa päivään. Sen tekeminen saa olosi tuntumaan hyvältä ja lievittää tunnetta siitä, että olet oman aikataulusi orja. Itse asiassa viimeaikaisessa tutkimuksessa selvitettiin, että kestää 23 minuuttia saada keskittymiskyky takaisin häiriötekijän jälkeen.

Toisaalta, mitä enemmän häiriötekijöitä ympärilläsi on, sitä enemmän aikaa tarvitset asioiden tekemiseen. Hyvä työtila ja riittävä suunnittelu ovat tärkeitä tuotteliaisuuden ja tasapainon kannalta. Riittävä unensaanti, terveellisen ruokavalion noudattaminen sekä riittävä vapaa-aika ovat avaintekijöitä tuotteliaan ja nautinnollisen elämän saavuttamisessa.

Kenellekään ei anneta enemmän tunteja päivässä kuin muille. Meillä kaikilla on saman verran aikaa käytettävänä töihin, opiskeluun ja harrastuksiin. Eron tekee se, kuinka järjestät aikataulusi ja priorisoit tehtäväsi. Varmista, että nautit elämäsi jokaisesta sekunnista. Mitä vielä odotat?